Office 365 : Créer une boîte aux lettres partagée

Logo Office 365

Partager une adresse email pour permettre à plusieurs utilisateurs de recevoir et d’envoyer des emails avec la même adresse ? Création d’un compte dédié, alias, dossiers publics… La bonne façon de procéder avec Office 365 est de créer une boîte aux lettres partagée. Voici un petit tutoriel en images à propos de la création d’une boîte aux lettres partagée dans Office 365.

Une petite précision avant de commencer : un utilisateur standard ne peut pas créer de boîte aux lettres partagée dans Office 365, il faut avoir des droits d’administrateur pour cela. Prêts ? C’est parti.

Créer une boîte aux lettres partagée dans Office 365

1. Accès à la console d’administration : Connectez vous à votre compte Office 365 sur votre navigateur préféré Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton “Administration”

accueil office 365
2. Accès à la liste des boîtes aux lettres partagées : Dans le menu de l’interface d’administration d’Office 365, cliquez sur “Groupes”, puis sur “Boîtes aux lettres partagées”

accueil administration office 365

3. Accès à l’ajout d’une boite aux lettres partagée : En haut de la liste des boîtes aux lettres partagées, cliquez sur le bouton “Ajouter une boite aux lettres partagée”

office365 liste boite aux lettres partagees

4. Saisie des informations : Dans la zone qui s’affiche à droite de votre écran, saisissez les informations de la boîte aux lettres partagée, à savoir son nom et son adresse email

office365 parametres bal partagee

5. Patience : Un message vous informe que la création de la boîte aux lettres partagée est en cours de création

office365 creation en cours

6. Ajout des membres à la boîte aux lettres partagée : En haut de la liste des membres qui s’affiche (et qui est vide pour l’instant), cliquez sur le bouton “Ajouter des membres”

office365 membres bal partagee

7. Sélection des membres : Dans la liste des membres de votre organisation, sélectionnez les personnes qui doivent avoir accès à la boîte aux lettres partagée, puis validez votre sélection. Notez que si votre organisation comporte un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez utiliser la zone de recherche au-dessus de la liste pour filtrer la liste de sélection.

selection membres bal partagee
8. Confirmation : Un message vous indique que votre demande a bien été prise en compte et que les droits sont en train d’être appliqués à vos utilisateurs d’Office 365. Attention cette opération peut prendre jusqu’à 1 heure, même si la plupart du temps quelques secondes suffisent.

office365 confirmation bal partagee

 

Accéder à la boîte aux lettres partagée

Maintenant que la boîte aux lettres partagée est créée, comment y accéder ? Fermez et ré-ouvrez Outlook ou bien l’onglet OWA (Outlook Web App) dans votre navigateur, la boîte aux lettres apparaît toute seule. Si ça n’est pas le cas attendez un peu, comme je vous l’ai dit juste au-dessus l’opération peut prendre 60 minutes. Si ça ne fonctionne définitivement pas, cette page du Microsoft Office 365 vous explique comment ajouter la boîte aux lettres manuellement : allez dans les paramètres de votre compte depuis le menu d’Outlook, sélectionnez l’onglet messagerie, sélectionnez votre compte et cliquez sur “autres paramètres” -> “Avancé” > “Ajouter”. Dans la fenêtre qui s’affiche tapez l’adresse de la boîte aux lettres partagée et validez. Refermez et ré-ouvrez à nouveau Outlook.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *